3 méthodes pour estimer les coûts et durées d'une Tâche sur un Projet

Que vous soyez en train de planifier des activités de Conception à terminaison projet dans 3 ans, d’organiser des tâches d’Intégration, Vérification, Validation pour la semaine à venir, ou même de budgétiser pour une nouvelle année, vous allez devoir prendre des hypothèses sur la charge et la durée du travail à venir.

Comment estimer ces éléments au plus juste ? Comment maîtriser les coûts prévisionnels et construire un budget qui tient la route ?

Il y a un peu moins de 10 ans, j’avais essayé de théoriser plusieurs méthodes pour ce faire. A l’époque ce n’était que des balbutiements, et avec le temps j’ai finalement convergé pour ne retenir que 3 méthodes :

• Analogie
• Décomposition
• Paramétrique

Ces méthodes n’ont rien d’innovant, et j’aurais pu lire à leur sujet si j’avais cherché… Tant pis pour moi ! Peu importe désormais, elles sont là et elles marchent !

Point de vocabulaire :

• ‍‍Charge de travail = le temps effectif et productif nécessaire pour réaliser une tâche.
• Durée/Délai du travail = le temps calendaire nécessaire pour réaliser la tâche, temps non productif/d’attente compris.

Analogie

Cette méthode est la plus naturelle.

Il s’agit de définir la charge de travail et le délai associé à une tâche en raisonnant à partir d’une autre tâche plus ou moins proche dont on connaît la charge et le délai.

Quand je parle de tâche, je veux bien dire le travail que mène une personne pour fournir un résultat (document, conception, maquette, produit …) à partir d’entrées (autres documents, informations, matériels etc.).

Exemples :

• ‍‍Je dois concevoir une carte électronique B très proche de la A que j’ai réalisée l’année dernière. La carte A comportait 10 fonctions équivalentes à celles de la B, avait des interfaces similaires et répondait à peu près aux mêmes spécifications. Je peux donc supposer avec un bon taux de confiance que Charge et Délai carte B ~= Charge et Délai carte A.
• Je dois développer une fonction B pour mettre à jour un logiciel. Cette fonction est très différente de la fonction A déjà développée par ailleurs. J’ai l’impression que cette fonction B va me donner davantage de fil à retordre. Je peux déjà dire que Charge et Délai fonction B > Charge et Délais fonction A. D’un autre côté, je sais que Charge et Délai fonction B < 4x Charge et Délais fonction A étant donné mon savoir-faire. Si je prends un juste milieu, je peux estimer Charge et Délai fonction B = 2,5x Charge et Délais fonction A‍
• Je dois concevoir et développer une boîte de vitesse pour un drone. J’ai déjà fait ça pour des camions dans une vie antérieure. Je pense que cela me prendra la moitié de l’effort de l’époque.

Vous l’aurez compris, cette méthode invite à se raccrocher à quelque chose qu’on connaît et à faire des estimations (justifiées) à partir de ce point de fonctionnement connu.

Décomposition (Breakdown)

Méthode tout de suite plus Cartésienne, il s’agit de décomposer l’activité qu’on veut quantifier en tâches, puis sous-tâches, puis sous-sous-tâches… jusqu’à arriver à un niveau de détail où le chiffrage devient naturel pour chaque brique individuelles.

Il suffit alors de chiffrer chaque élément atomique et de tout sommer pour obtenir le chiffrage de l’activité complète.

Exemples :

• ‍‍Je dois concevoir une carte électronique B. Cette carte doit opérer les fonctions B1, B2, B3 et assurer les interfaces I1 et I2. B1 doit utiliser le composant C1 que j'ai toujours du mal à mettre en oeuvre. B2 est une fonction de routine que j’ai déjà réalisé plusieurs fois. B3 sera négligeable par rapport au temps passé sur B1 et B2. Je connais bien I1. C’est la première fois que je vais mettre en œuvre I2, je vais demander à mon collègue comment faire. Ainsi, j'étudie la charge de travail petit à petit, brique par brique, et je peux quantifier la charge totale associée à la carte B (et son délai également).
• Je dois coder un logiciel. Je réalise mon analyse descendante. Je constate que 50% des fonctions nécessaires existent par ailleurs dans ma bibliothèque, et que tout le reste est développable en X jours. Je suis donc capable désormais de deviser le logiciel complet.
• La boîte de vitesse que je dois mettre au monde va comporter X pignons, X axes, et je sais que j’ai besoin de N jours par pignons si je moyenne. Je peux donc donner avec certitude une charge et un délai associé à la conception de la boîte de vitesse complète.

Le risque principal avec cette méthode est d’oublier des morceaux dans la décomposition des activités.

Qu’à cela ne tienne, on peut rajouter une marge à la durée de travail et charge totales calculées afin de se rassurer et couvrir les oublis.

Paramétrique

Autre moyen très Cartésien, cette méthode invite à trouver une formule selon laquelle Charge de travail estimée = charge de travail unitaire * nombre d’unités.

Cela fonctionne également pour une durée de travail si c’est cela qui vous intéresse.

Exemple :

• ‍‍Je dois développer un software comportant 38 fonctions bas niveau. Le temps qui m’est habituellement nécessaire pour une fonction de ce type est de 6h. J’estime donc ma charge totale à 6hx38.
• Je dois intégrer 15 capteurs identiques sur telle zone de ma carte électronique. Je sais que pour faire les empreintes, routages pour 1 capteur à partir du schéma cela me prend en moyenne 1h. Ainsi, faire le routage complet des 15 capteurs devrait me prendre 1hx15.
• Je dois produire 50 spécimens de mon Produit pour faire une pré Série. Charge totale = charge de travail pour 1 spécimen * 50
• BONUS pr estimation de coûts : je sais que pour la technologie Li-Ion d'une batterie, j'en aurai à l'achat pour X $/Wh. Je veux une batterie de Y Wh, elle me coutera donc XY $.

Les Marges

Peu importe que vous utilisiez l’une de ces méthodes, une autre méthode encore qui vous est propre, ou une combinaison d’un ensemble de méthodes : cela reste des paris sur l’avenir.

Pour sécuriser ces paris, en tenant compte de vos imprécisions ainsi que des aléas divers inhérents à tous les Projets et Programmes, il est fortement recommandé de marger votre planning.

Comment ? Combien ?

A vous de voir selon votre degré d’incertitudes sur vos prédictions :

• Si vous êtes sûr de vous, ajoutez 0-15% de marge à vos estimations (charge et/ou durée)
• Si vous n’êtes pas sûr, mais pas dans les choux non plus, 15-30% se considère
• Si vous n’êtes absolument pas sûr de vous, qu’aucune méthode ne vous aide à y voir clair, qu’aucun collègue n’a d’expertise sur le sujet non plus, qu'aucun partenaire ne peut vous aider… Vous n’avez plus qu’à marger grassement et surveiller cela de près lors du déroulé du Projet !

Quelques mots pour conclure

Ces 3 méthodes n’ont rien de révolutionnaire. Vous les utilisez sûrement déjà, de manière consciente ou non.

Une bonne pratique est généralement de combiner l’utilisation de ces 3 méthodes. Soit en faisant des estimations séparées avec chaque méthode dans son coin et en faisant une moyenne des 3 résultats, soit en démarrant par un breakdown, puis en chiffrant les briques décomposées via Analogie ou Paramétrique…

Demandez aussi à ceux qui vont porter les activités que vous chiffrez ! Ils font, ils savent.

Et n’oubliez pas les marges, personne n’est devin et la budgétisation est un exercice complexe !

Aurélien NARDINI