Vous avez certainement appris dans votre gestion de Projet ou Programme à réaliser une Analyse de Risques sur ce dernier. Qu’en est-il de sa cousine, l’Analyse d’Opportunités ?
Faire une Analyse de Risques (AdR) sur un projet, on connaît.
Il s’agit de faire une AMDEC du Projet ou Programme lui-même afin d’identifier les risques internes/externes et les mitiger en jouant sur les causes, les conséquences et/ou la détectabilité de ces évènements redoutés.
Mais pourquoi ne pas regarder, en parallèle des risques, le verre comme à moitié plein ?
Des opportunités se cachent aussi dans le déroulé d’un Projet. Les identifier avant permet de maximiser ses chances de les voir se réaliser.
Exemple :
Identifier ces opportunités tôt dans le Projet, et tout au long de celui-ci, permet de « provoquer sa chance » et de la saisir.
Le résultat peut être divers : une baisse des coûts, une accélération du planning, une augmentation de la Qualité, etc.
Il s’agit peu ou prou de procéder comme pour une analyse de risque, mais en renversant la logique.
Quelles sont les opportunités qu’on peut rencontrer dans un projet ?
En voici 19 génériques, que vous pouvez compléter avec celles, particulières, inhérentes à votre projet :
NOTA : cela peut dépasser le cadre strict de son projet !
Analysez leurs causes : qu’est-ce qui peut donc faire que cette opportunité va se réaliser ? Pourquoi cette opportunité existe ?
L’analyse des effets (des gains) de saisir et réaliser une telle opportunité est également importante car cela va vous permettre de prioriser les opportunités que vous souhaitez voir se réaliser en tant que chef de projet.
Notez (x/5) ensuite les opportunités, sans tenir compte pour le moment de vos différents leviers pour les provoquer, selon les critères suivants :
Ces analyses et notation demandent certainement un peu de travail. C’est normal.
Le produit de ces 3 notes précédentes permet de quantifier la « criticité » de cette opportunité. Plus elle est haute, mieux c’est !
NOTA : dans une AMDEC classique, il faut que ce produit de Criticité soit le plus bas possible et ne dépasse pas un certain seuil qu’on estime dangereux. Ici, la logique est renversée !
Si vous êtes dans le "Rouge Opportunité" (à savoir le "Vert Risque" sur l’image ci-dessus), alors vous devez trouver un moyen de provoquer votre chance pour que cette opportunité apparaisse et se laisse saisir !
Si cette « criticité » de l’opportunité n’est pas assez haute par rapport au seuil qu’on s’est fixé, il faut aider un peu le destin !
On va alors jouer sur :
Lorsqu’un levier vous inspire, écrivez-le dans le tableau et notez (post application de ce levier) à nouveau l’opportunité.
On s’arrête de chercher des leviers sur ces différents axes lorsqu’on est satisfait de la nouvelle criticité (lorsqu’on est passé dans le "Vert Opportunité»). A savoir, quand on a mis en place un ensemble de mesures permettant de provoquer l’arrivée de l’opportunité, la repérer, et la saisir avec un impact hyper positif sur notre projet.
Attention : qui dit effort pour provoquer un opportunité, dit coût associé (en heures de travail, en €…). Ce coût doit être estimé et retranché ensuite aux gains espérés via cette opportunité. Afin d’avoir un « gain net » qui soit clair et partagé.
De la même manière que pour les Risques, une bonne pratique est de suivre ces opportunités lors de revue régulières :
Il s’agira de faire apparaître ds le tableau les nouvelles opportunités envisagées, de supprimer celles qu’on a ratées ou saisies, refaire les notations, etc.
Le cerveau humain semble ainsi fait qu’on arrive mieux à détecter sur un Projet les dangers à venir que les opportunités qu’on pourrait saisir. En Gestion de Projet, on parle beaucoup « d’aversion au risque », de « pilotage par les risques », de «logique de décroissance des risques » etc. Et à raison : les risques doivent être identifiés et mitigés sinon on court droit dedans.
Néanmoins, l’identification des Opportunités sur un Projet semblent moins naturelle. Ou alors trop tard, quand elles sont sur le point de nous filer sous le nez !
Exemple : Michel a vu qu’un créneau allait probablement se libérer dans le laboratoire d’essais dans 2 semaines. C’est dommage, car c'était probable mais on ne s’était pas préparé à cette heureuse éventualité, et ainsi nous n’avons pas préparé de Système à tester, avec tous ses logiciels et petits ajouts nécessaires. Tant pis…
Ces opportunités demandent donc un effort conscient et systématique pour être identifiées, davantage que pour les risques.
Réaliser en début de projet une AdO puis l’entretenir à intervalle régulier semble fastidieux mais est aussi très utile pour gagner 3 semaines par-ci, 10k€ par là... !
Ce n’est pas un réflexe pour le cerveau humain. Cela dit, les gains qu’on peut en tirer sont potentiellement grands et à 360° (au sein de son projet comme plus largement au sein de son Entreprise voire à l’extérieur).
Si vous êtes familier de l’exercice de l’Analyse de Risque, l’Analyse d’Opportunité ne sera qu’un ajout facile à votre boîte à outils de Chef de Projet !
Aurélien NARDINI
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